Heuver in Hardenberg is een leverancier van velgen en banden en biedt een complete autoservice voor de particuliere en zakelijke automobilist. Het familiebedrijf, met zo’n 350 medewerkers, is een bekende klant van DION. Thijs Kruimink, AFAS-consultant bij DION Salarisbureau, vertelt in deze blog hoe hij Heuver een stap verder heeft geholpen.
Optimalisatie
Wij voeren als DION Salarisbureau al jaren de salarisadministratie van Heuver. Dat doen we met AFAS, een softwarepakket waarmee je bedrijfsprocessen kunt stroomlijnen, van administratieve processen tot de hele HR- en salarisadministratie. Eind vorig jaar ben ik met het management van Heuver om tafel gaan zitten. Zij wilden de HR- en salarisprocessen optimaliseren en meer uit AFAS halen. In 2021 hebben we dit stapsgewijs opgepakt. Deze optimalisatie bestaat uit verschillende onderdelen.
1 Rapportages
In het verleden werden er door verschillende mensen op verschillende plekken handmatig lijstjes bijgehouden. Niet de meest efficiënte manier van managementinformatie verkrijgen. Inmiddels is zo veel mogelijk ondergebracht in AFAS, waardoor nu automatisch de nodige rapportages uit AFAS komen rollen wanneer nodig.
2 AFAS Pocket-app
AFAS biedt een heel handig app waarmee medewerkers en leidinggevenden zelf allerlei dingen kunnen inzien en wijzigen. Of ze nu snel een verlofdag willen boeken, je gewerkte uren willen verantwoorden op een project of een document digitaal willen ondertekenen: met de AFAS Pocket-app is het snel geregeld.
3 Declaratieproces
Voorheen verliep het declaratieproces nog via een papieren formulier. Inmiddels verloopt dat via de webportal van AFAS of via de AFAS Pocket-app. De declaratie wordt dan vervolgens automatisch via de salarisstrook uitbetaald, zonder dat daar nog handwerk bij komt kijken.
4 Ziek en beter melden
Ziekmeldingen verliepen eerder telefonisch. De medewerker belde de leidinggevende, die gaf dat door aan HR en HR moest de ziekmelding handmatig verwerken in de betreffende systemen. Nu is dat bij de bron neergelegd. De medewerker belt de leidinggevende en meldt zich vervolgens ziek in de app of via de portal. Zo wordt alles geregeld zonder dat HR daar nog extra werk aan heeft.
5 Gestroomlijnd instroom-, doorstroom- en uitstroomproces
Als er een nieuwe medewerker in dienst komt om hele proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Heuver maakte al gebruik van de werving- en selectiemodule van AFAS. Nu is dat proces uitgebreid. Op het moment dat een sollicitant wordt aangenomen, verloopt het hele vervolgtraject automatisch. Zodra de sollicitant in dienst wordt gemeld via het systeem, wordt er via een workflow een arbeidsovereenkomst opgesteld. Handmatige brieven zijn verleden tijd. Ook wordt de nieuwe medewerker automatisch in het salarissysteem opgenomen, en gaan er allerlei andere signalen af op de juiste plekken. Zo wordt er automatisch een e-mailadres geregeld, een telefoon, een laptop.
6 Brieven en documenten
Verschillende standaardbrieven, denk aan salariswijziging of aanpassing van de werkuren, kunnen straks via de portal worden verwerkt via een digitale workflow.
Stappenplan
Door deze optimalisaties kan er een stuk efficienter gewerkt worden en hoeft de HR-afdeling zich veel minder met administratieve werkzaamheden bezig te houden. Zo kunnen de HR-professionals zich bezighouden met waar ze goed in zijn: het aantrekken, selecteren, belonen, beoordelen en opleiden van werknemers. Om tot deze optimalisaties te komen, is het belangrijk dat er een goed overleg is tussen de klant en DION. In een wekelijks overleg hebben we steeds de voortgang besproken. Om het overzicht te houden hebben we de optimalisaties in verschillende onderwerpen opgeknipt. We hebben er ook bewust voor gekozen om het hele proces uit te smeren over aan jaar. Alle wijzigingen hebben best een flinke impact op de organisatie. Technisch is alles vrij snel geregeld, maar we moeten ook zorgen dat de mensen de tijd krijgen om mee te gaan in het proces. Daarom werken we met een zorgvuldig stappenplan.
Ook aan de slag?
Ben je al AFAS-gebruiker of overweeg je met AFAS te gaan werken en zie je ook ruimte voor verbetering in je processen? Laat dan je gegevens hieronder achter, dan neem ik contact met je op! Uiteraard ben ik ook rechtstreeks bereikbaar per mail, thijs.kruimink@dion.nl, of bel me via 0523-208209. Namens DION, leer ik jou als (mogelijke) AFAS-gebruiker graag kennen!
Hartelijke groet uit Hardenberg,
Thijs Kruimink
AFAS consultant
